Un employé de bureau moyen utilise environ 50 kg de papier par an. Cela représente près de 10 000 feuilles de papier A4. Nous pouvons supposer sans risque que la majorité de ce papier commence dans l'imprimante du bureau.
Mais comment s'assurer que vous utilisez la meilleure imprimante professionnelle pour vos besoins ? Il existe une grande variété d'options disponibles, et vous pourriez payer plus cher pour des fonctions dont votre entreprise n'a pas besoin.
Pour commencer votre enquête, vous devez comprendre les spécificités de ce qui est imprimé dans votre bureau. Vous devez également connaître la quantité imprimée, savoir si vous avez besoin de fonctions supplémentaires et connaître le coût des consommables, tels que le toner.
Le choix de la meilleure imprimante professionnelle peut être rapide et facile. Avec un peu d'aide de notre part et une évaluation de la vôtre, nous trouverons rapidement la meilleure imprimante pour votre bureau.
Conseil 1 : évaluez d'abord vos besoins d'impression
Ne commettez pas l'erreur de vous plonger dans un catalogue ou une boutique en ligne avant d'avoir répondu à quelques questions simples. Vous pouvez répondre à ces questions vous-même, mais vous devrez peut-être en parler à plusieurs personnes sur votre lieu de travail pour trouver des réponses qui reflètent précisément les besoins du bureau.
Quels sont les besoins actuels du bureau en matière d'imprimante ?
Il est important de prendre en compte la fonction principale de votre entreprise et la manière dont l'imprimante prend en charge ce service.
Si vous travaillez dans un bureau d'architectes, vous vous intéresserez probablement aux imprimantes grand format et 3D ainsi qu’aux cisailles DAHLE. Ou bien, vous dirigez une petite entreprise de conception graphique ? Dans ce cas, vous voudrez disposer d'une impression couleur précise pour réviser les conceptions imprimées. Cette étape peut immédiatement éliminer de la liste toute une série d'options d'imprimantes, car elles ne seront tout simplement pas adaptées.
Ces besoins vont-ils évoluer à l'avenir ? Si oui, comment ?
Réfléchissez à la façon dont votre organisation peut se développer et changer à l'avenir et comment cela peut affecter vos besoins d'impression. Décidez si la nouvelle machine que vous étudiez actuellement doit répondre à ces exigences ou si vous la mettrez à niveau à l'avenir.
Une fois que vous aurez répondu clairement à ces deux premières questions, il sera plus facile de décider des caractéristiques que doit avoir votre nouvelle imprimante et du montant que vous êtes prêt à dépenser.
Conseil n° 2 : pensez à une imprimante multifonction
Si l'analyse de vos besoins en matière d'impression a montré que votre bureau a besoin d'une machine capable de numériser ou de télécopier, un appareil multifonction pourrait convenir. Les imprimantes multifonctions existent en modèles laser et peuvent inclure un scanner à plat ou à feuilles (idéal pour la numérisation de gros volumes de documents). La plupart des modèles sont également équipés d'une fonction de télécopie.
Une imprimante multifonction équipée d'un scanner est un excellent choix si vous devez numériser des accords signés, des photographies, des notes manuscrites ou si vous avez des besoins de photocopie.
Conseil n° 3 : tenez compte des exigences en matière de gestion du papier
En général, les imprimantes traitent facilement le papier jusqu'au format A4. Si vous avez besoin d'imprimer en format A3, vous devrez examiner les spécifications de l'imprimante. Vérifiez également si vous avez besoin d'imprimer sur du papier plus épais (à grammage plus élevé), des étiquettes ou des enveloppes, et si vous avez besoin de modules supplémentaires pour répondre à différents besoins en matière de gestion du papier.
Dans un bureau occupé qui imprime de gros volumes, personne n'a le temps de remplir continuellement les réserves de papier de l'imprimante, alors recherchez une machine ayant une capacité de traitement du papier appropriée.
L'impression recto-verso est une fonction utile de l'imprimante qui peut faire gagner du temps et de l'argent à votre bureau. L'impression recto-verso permet à votre bureau d'économiser entre 30 et 50 % des coûts de papier et de réduire vos besoins de stockage. Recherchez un modèle capable de configurer l'impression recto-verso automatique, car l'impression recto-verso manuelle peut être fastidieuse et prendre du temps. L'impression recto-verso peut également réduire les coûts en utilisant moins de papier.
Conseil n° 4 : étudiez les déclarations relatives à la vitesse, à la résolution et aux couleurs
La meilleure façon de comparer les vitesses, les résolutions et les couleurs annoncées par les imprimantes est de se plonger dans les spécifications. Le site Web d'un bon fournisseur d'imprimantes vous permettra de comparer les spécifications côte à côte, ce qui vous permettra d'avoir une bonne vue d'ensemble. Vous pourrez également y vérifier des détails tels que les fonctions de sécurité, les informations relatives à la garantie et le temps d'impression.
Soyez à l'affût des imprimantes fabriquées selon des normes internationales telles que la norme de qualité ISO 9001 et la norme environnementale ISO 14001. Les meilleures imprimantes professionnelles sont également susceptibles d'avoir remporté des prix pour leur conception fiable ou leur respect de l'environnement.
Conseil n° 5 : évaluez l'impression en réseau
Les imprimantes en réseau ou mobiles sont connectées à un groupe d'ordinateurs en même temps. Cette connexion n'a plus besoin d'être physique ; les imprimantes peuvent être connectées sans fil (pensez à l'impression directement à partir d'un téléphone portable !) Une imprimante en réseau est la meilleure option pour répondre efficacement aux besoins de plusieurs employés dans un bureau.
L'inconvénient d'une imprimante en réseau est que plusieurs utilisateurs essayant d'accéder à l'imprimante en même temps peuvent retarder les projets d'impression. Il peut être utile d'envisager d'utiliser plusieurs imprimantes si votre bureau a un volume d'impression élevé.
Conseil n° 6 : pensez aux coûts à long terme
L'achat d'une imprimante professionnelle n'est pas un coût unique ; vous devrez également prendre en compte les dépenses courantes liées au toner KYOCERA ECOSYS M, au papier et à l'entretien. N'oubliez pas qu'il peut être intéressant d'acheter une imprimante plus chère qui répond à vos besoins et dont les coûts permanents sont moins élevés.
Envisagez une technologie d'impression qui intègre des consommables à longue durée de vie et l'un des coûts par impression les plus bas, pour un rapport qualité-prix optimal.
Conseil n° 7 : économisez de l'argent et des arbres grâce aux fonctions d'économie d'énergie
Les fabricants d'imprimantes ont fait de grands progrès pour réduire la consommation d'électricité de leurs produits.
Les imprimantes Kyocera disposent d'un contrôle optimal de l'alimentation et sont spécialement équipées pour économiser de l'énergie pendant les phases de veille, le mode faible consommation et le mode sommeil. Les imprimantes ECOSYS de Kyocera constituent une solution d'impression qui intègre des consommables à longue durée de vie, ce qui signifie que moins de déchets se retrouvent dans les poubelles de tri sélectif design.
Conseil n°8 : choisissez correctement votre niveau de service
Un programme de services d'impression gérés (MPS) est la solution idéale pour les entreprises qui font régulièrement appel à l'impression et qui ont des besoins d'impression étendus. Certains fournisseurs de MPS jouent un rôle plus dynamique et ne se contentent pas de livrer des consommables et d'organiser la réparation ou le remplacement des appareils en cas de panne. Un bon fournisseur MPS peut également surveiller de manière proactive vos impressions afin de gérer progressivement les machines installées dans votre entreprise, ce qui permet d'obtenir un environnement d'impression plus efficace et plus économique.
L'impression est généralement la troisième dépense la plus importante de l'entreprise après le loyer et les salaires, mais elle est souvent négligée ou calculée uniquement sur la base du prix affiché.